Autorizzazione n.
7/2004 al trattamento dei dati a carattere giudiziario da parte di privati, di
enti pubblici economici e di soggetti pubblici
(G.U. n.
190 del 14 agosto 2004)
IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
In data odierna, con la
partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe
Santaniello, vicepresidente, del prof. Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan,
componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Visto il decreto
legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante il Codice in materia di protezione
dei dati personali;
Visto l'art. 4, comma 1,
lett. e), del Codice, il quale individua i dati giudiziari;
Visti, in particolare, gli
articoli 21, comma 1, e 27 del Codice, che consentono il
trattamento di dati giudiziari, rispettivamente, da parte di soggetti pubblici
e di privati o di enti pubblici economici, soltanto se autorizzato da espressa
disposizione di legge o provvedimento del Garante che specifichino le finalità
di rilevante interesse pubblico del trattamento, i tipi di dati trattati e le
precise operazioni eseguibili;
Visti gli articoli
20, commi 2 e 4, e le disposizioni relative a specifici settori di cui
alla Parte II, del Codice e, in particolare, i Capi III e IV del Titolo IV, nel
quale sono indicate finalità di rilevante interesse pubblico che rendono
ammissibile il trattamento di dati giudiziari da parte di soggetti pubblici;
Visto l'art. 22 del
Codice, il quale prevede i principi applicabili al trattamento di dati
sensibili e giudiziari da parte di soggetti pubblici;
Considerato che il
trattamento dei dati in questione può essere autorizzato dal Garante anche
d'ufficio con provvedimenti di carattere generale, relativi a determinate
categorie di titolari o di trattamenti (art. 40 del Codice);
Considerato che le
autorizzazioni di carattere generale sinora rilasciate sono risultate uno
strumento idoneo per prescrivere misure uniformi a garanzia degli interessati,
rendendo altresì superflua la richiesta di singoli provvedimenti di autorizzazione
da parte di numerosi titolari del trattamento;
Ritenuto opportuno, dopo
l'entrata in vigore del Codice, rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione
di quelle in scadenza il 30 giugno 2004, armonizzando le prescrizioni già
impartite alla luce dell'esperienza maturata;
Visti gli articoli
51 e 52 del Codice in materia di informatica giuridica e
ritenuta la necessità di favorire la prosecuzione dell'attività di
documentazione, studio e ricerca in campo giuridico, in particolare per quanto
riguarda la diffusione di dati relativi a precedenti giurisprudenziali, in
ragione anche dell'affinità che tali attività presentano con quelle di
manifestazione del pensiero già disciplinate dall'art. 137 del Codice;
Ritenuto opportuno che
anche tali nuove autorizzazioni siano provvisorie e a tempo determinato ai
sensi dell'art. 41, comma 5, del Codice, e, in particolare, efficaci per il
periodo di dodici mesi, in relazione alla fase di prima applicazione delle
nuove disposizioni del Codice;
Considerata la necessità di
garantire il rispetto di alcuni principi volti a ridurre al minimo i rischi di
danno o di pericolo che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le
libertà fondamentali, nonché per la dignità delle persone, e, in particolare,
per il diritto alla protezione dei dati personali sancito all'art. 1 del
Codice;
Visto l'art. 167 del
Codice;
Visto l'art. 11, comma 2,
del Codice, il quale stabilisce che i dati trattati in violazione della
disciplina rilevante in materia di trattamento di dati personali non possono
essere utilizzati;
Visti gli
articoli 31 e seguenti del Codice e il disciplinare tecnico di cui
all'Allegato B al medesimo Codice recanti norme e regole sulle misure di
sicurezza;
Visto l'art. 41 del
Codice;
Visti gli atti d'ufficio;
Viste le osservazioni
dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del
regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore il prof. Giuseppe
Santaniello;
Autorizza
i trattamenti di dati
giudiziari per le finalità di rilevante interesse pubblico di seguito
specificate ai sensi degli articoli 21 e 27 del Codice, secondo le prescrizioni di seguito
indicate.
Prima di iniziare o
proseguire il trattamento i sistemi informativi e i programmi informatici sono
configurati riducendo al minimo l'utilizzazione di dati personali e di dati
identificativi, in modo da escluderne il trattamento quando le finalità
perseguite nei singoli casi possono essere realizzate mediante,
rispettivamente, dati anonimi od opportune modalità che permettano di
identificare l'interessato solo in caso di necessità, in conformità all'art. 3 del Codice.
Capo I - Rapporti
di lavoro
1) Ambito di
applicazione e finalità del trattamento
L'autorizzazione è
rilasciata, anche senza richiesta, a persone fisiche e giuridiche, enti,
associazioni ed organismi che:
a)
sono parte di un rapporto di lavoro;
b)
utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche, parziali o temporanee;
c)
conferiscono un incarico professionale a consulenti, liberi professionisti,
agenti, rappresentanti e mandatari.
Il trattamento deve essere
indispensabile per adempiere o per esigere l'adempimento di specifici obblighi
o per eseguire specifici compiti previsti da leggi, dalla normativa
comunitaria, da regolamenti o da contratti collettivi, anche aziendali, e ai
soli fini della gestione del rapporto di lavoro, anche autonomo o non retribuito
od onorario.
L'autorizzazione è altresì
rilasciata a soggetti che in relazione ad un'attività di composizione di
controversie esercitata in conformità alla legge svolgono un trattamento
indispensabile al medesimo fine.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono
Il trattamento può
riguardare dati attinenti a soggetti che hanno assunto o intendono assumere la
qualità di:
a)
lavoratori dipendenti, anche se prestatori di lavoro temporaneo o in rapporto
di tirocinio, apprendistato e formazione lavoro, ovvero di associati anche in
compartecipazione o di titolari di borse di lavoro e di rapporti analoghi;
b)
amministratori o membri di organi esecutivi o di controllo;
c)
consulenti e liberi professionisti, agenti, rappresentanti e mandatari.
Capo II - Organismi
di tipo associativo e fondazioni
1) Ambito di
applicazione e finalità del trattamento.
L'autorizzazione è
rilasciata anche senza richiesta:
a)
ad associazioni anche non riconosciute, ivi compresi partiti e movimenti
politici, associazioni ed organizzazioni sindacali, patronati, associazioni a
scopo assistenziale o di volontariato, a fondazioni, comitati e ad ogni altro
ente, consorzio od organismo senza scopo di lucro, dotati o meno di personalità
giuridica, nonché a cooperative sociali e società di mutuo soccorso di cui,
rispettivamente, alle leggi 8 novembre 1991, n. 381 e 15 aprile 1886, n. 3818;
b)
ad enti ed associazioni anche non riconosciute che curano il patrocinio, il
recupero, l'istruzione, la formazione professionale, l'assistenza socio-sanitaria,
la beneficenza e la tutela di diritti in favore dei soggetti cui si riferiscono
i dati o dei relativi familiari e conviventi.
Il
trattamento deve essere indispensabile per perseguire scopi determinati e
legittimi individuati dall'atto costitutivo, dallo statuto o da un contratto
collettivo.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono
Il trattamento può
riguardare dati attinenti:
a)
ad associati, soci e aderenti, nonché, nei casi in cui l'utilizzazione dei dati
sia prevista dall'atto costitutivo o dallo statuto, a soggetti che presentano
richiesta di ammissione o di adesione;
b)
a beneficiari, assistiti e fruitori delle attività o dei servizi prestati
dall'associazione, dall'ente o dal diverso organismo.
Capo III - Liberi
professionisti
1) Ambito di
applicazione e finalità del trattamento
L'autorizzazione è
rilasciata anche senza richiesta ai:
a)
liberi professionisti, anche associati, tenuti ad iscriversi in albi o elenchi
per l'esercizio di un'attività professionale in forma individuale o associata,
anche in conformità al decreto legislativo 2 febbraio 2001, n. 96 o alle norme
di attuazione dell'art. 24, comma 2, della legge 7 agosto 1997, n. 266, in
tema di attività di assistenza e consulenza;
b)
soggetti iscritti nei corrispondenti albi o elenchi speciali, istituiti anche
ai sensi dell'art. 34 del regio decreto-legge 27 novembre 1933, n. 1578 e
successive modificazioni e integrazioni, recante l'ordinamento della
professione di avvocato;
c)
sostituti e ausiliari che collaborano con il libero professionista ai sensi
dell'art. 2232 del codice civile, praticanti e tirocinanti, qualora tali
soggetti siano titolari di un autonomo trattamento o siano contitolari del
trattamento effettuato dal libero professionista.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono
Il trattamento può
riguardare dati attinenti ai clienti.
I dati relativi ai terzi
possono essere trattati solo ove ciò sia strettamente indispensabile per
eseguire specifiche prestazioni professionali richieste dai clienti per scopi
determinati e legittimi.
Capo IV - Imprese
bancarie ed assicurative ed altri trattamenti
1) Ambito di
applicazione e finalità del trattamento
L'autorizzazione è
rilasciata, anche senza richiesta:
a)
ad imprese autorizzate o che intendono essere autorizzate all'esercizio
dell'attività bancaria e creditizia, assicurativa o dei fondi pensione, anche
se in stato di liquidazione coatta amministrativa, ai fini:
1)
dell'accertamento, nei casi previsti dalle leggi e dai regolamenti, del
requisito di onorabilità nei confronti di soci e titolari di cariche direttive
o elettive;
2)
dell'accertamento, nei soli casi espressamente previsti dalla legge, di
requisiti soggettivi e di presupposti interdittivi;
3)
dell'accertamento di responsabilità in relazione a sinistri o eventi attinenti
alla vita umana;
4)
dell'accertamento di situazioni di concreto rischio per il corretto esercizio
dell'attività assicurativa, in relazione ad illeciti direttamente connessi con
la medesima attività. Per questi ultimi casi, limitatamente ai trattamenti di
dati registrati in una specifica banca di dati ai sensi dell'art. 4, comma 1,
lett. p), del Codice, il titolare deve inviare al Garante una dettagliata
relazione sulle modalità del trattamento;
b)
a soggetti titolari di un trattamento di dati svolto nell'ambito di un'attività
di richiesta, acquisizione e consegna di atti e documenti presso i competenti
uffici pubblici, effettuata su incarico degli interessati;
c)
alle società di intermediazione mobiliare, alle società di investimento a
capitale variabile, e alle società di gestione del risparmio e dei fondi
pensione, ai fini dell'accertamento dei requisiti di onorabilità in
applicazione della normativa in materia di intermediazione finanziaria e di
previdenza o di forme pensionistiche complementari, e di eventuali altre norme
di legge o di regolamento.
2) Ulteriori trattamenti
L'autorizzazione è
rilasciata altresì:
a)
a chiunque, per far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo in
sede giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato
e di conciliazione nei casi previsti dalle leggi, dalla normativa comunitaria,
dai regolamenti o dai contratti collettivi, sempre che il diritto da far valere
o difendere sia di rango pari a quello dell'interessato e i dati siano trattati
esclusivamente per tale finalità e per il periodo strettamente necessario per
il suo perseguimento;
b)
a chiunque, per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi,
nei limiti di quanto previsto dalle leggi e dai regolamenti in materia;
c)
a persone fisiche e giuridiche, istituti, enti ed organismi che esercitano
un'attività di investigazione privata autorizzata con licenza prefettizia (art.
134 del regio decreto 18 giugno 1931, n. 773, e successive modificazioni e
integrazioni).
Il
trattamento deve essere necessario:
1)
per permettere a chi conferisce uno specifico incarico di far valere o
difendere in sede giudiziaria un proprio diritto di rango pari a quello del
soggetto al quale si riferiscono i dati, ovvero di un diritto della personalità
o di un altro diritto fondamentale ed inviolabile;
2)
su incarico di un difensore in riferimento ad un procedimento penale, per
ricercare e individuare elementi a favore del relativo assistito da utilizzare
ai soli fini dell'esercizio del diritto alla prova (articolo 190 del codice di
procedura penale e legge 7 dicembre 2000, n. 397);
d)
a chiunque, per adempiere ad obblighi previsti da disposizioni di legge in
materia di comunicazioni e certificazioni antimafia o in materia di prevenzione
della delinquenza di tipo mafioso e di altre gravi forme di manifestazione di
pericolosità sociale, contenute anche nella legge 19 marzo 1990, n. 55, e
successive modificazioni ed integrazioni, o per poter produrre la
documentazione prescritta dalla legge per partecipare a gare d'appalto;
e)
a chiunque, ai fini dell'accertamento del requisito di idoneità morale di
coloro che intendono partecipare a gare d'appalto, in adempimento di quanto
previsto dalla normativa in materia di appalti.
Capo V -
Documentazione giuridica
1) Ambito di
applicazione e finalità del trattamento
L'autorizzazione è
rilasciata per il trattamento, ivi compresa la diffusione, di dati per finalità
di documentazione, di studio e di ricerca in campo giuridico, in particolare
per quanto riguarda la raccolta e la diffusione di dati relativi a pronunce
giurisprudenziali, nel rispetto di quanto previsto dagli articoli
51 e 52 del Codice.
Capo VI -
Prescrizioni comuni a tutti i trattamenti
Per quanto non previsto
dai capi che precedono, ai trattamenti ivi indicati si applicano, altresì, le
seguenti prescrizioni:
1) Dati trattati
Possono essere trattati i
soli dati essenziali per le finalità per le quali è ammesso il trattamento e
che non possano essere adempiute, caso per caso, mediante il trattamento di
dati anonimi o di dati personali di natura diversa.
2) Modalità di trattamento
Il trattamento dei dati
deve essere effettuato unicamente con operazioni, nonché con logiche e mediante
forme di organizzazione dei dati strettamente indispensabili in rapporto agli
obblighi, ai compiti o alle finalità precedentemente indicati. Fuori dei casi
previsti dai Capi IV, punto 2 e V, o nei quali la notizia è acquisita da fonti
accessibili a chiunque, i dati devono essere forniti dagli interessati nel
rispetto della disciplina prevista dal d.P.R. 14 novembre 2002, n. 313.
3) Conservazione dei dati
Con riferimento
all'obbligo previsto dall'art. 11, comma 1, lett. e) del Codice, i dati
possono essere conservati per il periodo di tempo previsto da leggi o regolamenti
e, comunque, per un periodo non superiore a quello strettamente necessario per
le finalità perseguite.
Ai
sensi dell'art. 11, comma 1, lett. c), d) ed e) del Codice, i soggetti
autorizzati verificano periodicamente l'esattezza e l'aggiornamento dei dati,
nonché la loro pertinenza, completezza, non eccedenza e necessità rispetto alle
finalità perseguite nei singoli casi. Al fine di assicurare che i dati siano
strettamente pertinenti, non eccedenti e indispensabili rispetto alle finalità
medesime, i soggetti autorizzati valutano specificamente il rapporto tra i dati
e i singoli obblighi, compiti e prestazioni. I dati che, anche a seguito delle
verifiche, risultino eccedenti o non pertinenti o non indispensabili non
possono essere utilizzati, salvo che per l'eventuale conservazione, a norma di
legge, dell'atto o del documento che li contiene. Specifica attenzione è
prestata per la verifica dell'essenzialità dei dati riferiti a soggetti diversi
da quelli cui si riferiscono direttamente gli obblighi, i compiti e le
prestazioni.
4) Comunicazione e diffusione
I dati possono essere
comunicati e, ove previsto dalla legge, diffusi, a soggetti pubblici o privati,
nei limiti strettamente indispensabili per le finalità perseguite e nel
rispetto, in ogni caso, del segreto professionale e delle altre prescrizioni
sopraindicate.
5) Richieste di autorizzazione
I titolari dei trattamenti
che rientrano nell'ambito di applicazione della presente autorizzazione non
sono tenuti a presentare una richiesta di autorizzazione al Garante, qualora il
trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette.
Le richieste di
autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamente alla data di
adozione del presente provvedimento, devono intendersi accolte nei termini di
cui al provvedimento medesimo.
Il Garante si riserva
l'adozione di ogni altro provvedimento per i trattamenti non considerati nella
presente autorizzazione.
Per quanto riguarda invece
i trattamenti disciplinati nel presente provvedimento, il Garante non prenderà
in considerazione richieste di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in
difformità alle relative prescrizioni, salvo che, ai sensi
dell'art. 41 del Codice, il loro accoglimento sia giustificato da
circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non considerate
nella presente autorizzazione.
Restano fermi gli obblighi
previsti da norme di legge o di regolamento o dalla normativa comunitaria che
stabiliscono divieti o limiti più restrittivi in materia di trattamento di dati
personali e, in particolare, dalle disposizioni contenute nell'art. 8 della
legge 20 maggio 1970, n. 300, fatto salvo dall'art. 113 del Codice, che
vieta al datore di lavoro ai fini dell'assunzione e nello svolgimento del
rapporto di lavoro, di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle
opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonché su fatti non
rilevanti ai fini della valutazione dell'attitudine professionale del
lavoratore e dall'art. 10 del d.lg. 10 settembre 2003, n. 276, che vieta
alle agenzie per il lavoro e agli altri soggetti privati autorizzati o
accreditati di effettuare determinate indagini o comunque trattamenti di dati
ovvero di preselezione di lavoratori.
6) Efficacia temporale e disciplina transitoria
La presente autorizzazione
ha efficacia a decorrere dal 1° luglio 2004 fino al 30 giugno 2005.
Qualora alla data della
pubblicazione della presente autorizzazione il trattamento non sia già conforme
alle prescrizioni non contenute nella precedente autorizzazione n.
7/2002, il titolare deve adeguarsi ad esse entro il 30 settembre 2004.
La presente autorizzazione
sarà pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 30 giugno 2004
IL PRESIDENTE
Rodotà
IL RELATORE
Santaniello
IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli